Postoji ona situacija kada vam treba jedna obična spajalica, a vi otvorite fioku i krenete da premeštate hemijske olovke, papire, stare račune i punjače koje niko ne koristi već tri godine. Pet minuta kasnije i dalje tražite spajalicu. Ako vam je poznato, niste jedini.
Organizacija kancelarijskog materijala uglavnom se odlaže dok ne nastane potpuni haos. Onda sledi veliko sređivanje koje traje pola dana i nervira sve redom. Mnogo je lakše kada se prostor postavi pametno od početka. Ne mislim na savršene kancelarije sa društvenih mreža, već na realan raspored koji vam olakšava svakodnevni rad i štedi vreme.
Kako urediti kancelarijski materijal da vam sve bude pri ruci
Najveća greška nastaje kada sve pokušamo da smestimo “negde”. Tada fioke postaju skladište nasumičnih stvari, a police mesto gde završava ono što ne znamo gde da stavimo.
Mnogo bolji pristup je da kancelarijski materijal rasporedite prema tome koliko ga koristite.
- Predmeti koje koristite svakog dana treba da budu najbliže radnoj površini
- Ređe korišćene stvari mogu na više police
- Papiri koji čekaju obradu ne smeju da budu pomešani sa završenom dokumentacijom
- Sitnice poput gumica, spajalica i markera najbolje funkcionišu kada imaju odvojene pregrade
Jedan mali trik koji se pokazao odličnim jesu transparentne kese sa zipom za odvajanje sitnog materijala koji bi inače završio razbacan po fiokama. Posebno su praktične za rezervne USB uređaje, etikete, stikere ili kablove koje ne koristite svakog dana.
Istraživanja pokazuju da nered na radnom stolu može smanjiti koncentraciju i povećati vreme potrebno za izvršavanje zadataka. Princeton Neuroscience Institute objavio je nalaze koji povezuju vizuelni nered sa slabijim fokusom.
Fioke nisu magacin za “možda će trebati”
Ljudi obično imaju jednu problematičnu fioku. Znate onu. Otvorite je i unutra su računi iz 2021, tri markera koja ne pišu, rezervni miš, gumice, selotejp i neka misteriozna plastika za koju niko ne zna od čega je.
Takve fioke prave najveći problem jer u njima gubite vreme svaki put kada nešto tražite.
Mnogo pomaže kada fioku podelite po nameni.
Evo primera koji dobro radi u praksi:
| Deo fioke | Šta ide unutra |
| Prednja zona | Olovke, markeri, makaze |
| Srednji deo | Papiri za beleške i stikeri |
| Zadnji deo | Rezervni materijal i kablovi |
Posle toga uvedite jedno jednostavno pravilo. Ako nešto niste koristili šest meseci i nema realnu svrhu, verovatno vam ne treba u kancelariji.
Da li ste primetili koliko prostora zauzimaju kablovi koje “možda jednog dana” zatrebaju? U većini kancelarija upravo oni prave najveći nered.
Police izgledaju uredno samo kada imaju jasan raspored
Police umeju brzo da postanu vizuelno naporne. Problem nije broj stvari, već način na koji su poređane.
Kada se na jednoj polici nađu registratori, šolja, papiri, ukrasi i tehnička oprema, pogled stalno “skače” sa jedne stvari na drugu. Posle nekoliko sati rada to postaje zamorno.
Mnogo urednije izgleda kada police podelite po kategorijama.
Na primer:
- jedna polica za dokumentaciju
- druga za potrošni materijal
- treća za tehniku i dodatke
Dobro rade i kutije istih dimenzija. Ne zbog estetike sa interneta, nego zato što olakšavaju održavanje reda. Kada svaka stvar ima određeno mesto, mnogo manje vremena trošite na vraćanje i traženje.
Radni sto postaje uredniji kada smanjite broj stvari na njemu
Ljudi često pokušavaju da organizuju sto dodavanjem novih držača, dodataka i organizer kutija. Nekada je korisnije jednostavno skloniti višak.
Pogledajte svoj sto i zapitajte se šta zaista koristite tokom jednog radnog dana.
Kod većine ljudi tu ostaju:
- tastatura
- miš
- rokovnik
- jedna olovka
- telefon
Sve ostalo može imati drugo mesto.
Zvuči banalno dok ne probate nekoliko dana zaredom. Posle toga jutarnji početak rada izgleda mnogo mirnije.
Papiri prave najveći haos kada nemaju prolaznu zonu
Nije problem u količini papira koliko u tome što se sve gomila na jednom mestu. Računi, beleške, ugovori, odštampani mejlovi… posle nekoliko dana nastaje gomila koju niko ne želi da sortira.
Mnogo pomaže sistem sa tri odeljka:
- hitno
- u obradi
- arhiva
Na taj način odmah znate šta čeka reakciju, šta je završeno i šta treba sačuvati.
Kod kuće sam dugo imao naviku da sve stavljam u jednu fasciklu “za kasnije”. Posle nekoliko meseci to “kasnije” postalo je ozbiljan problem. Trebalo mi je skoro sat vremena da pronađem jedan papir zbog kog sam otvorio fasciklu.
Zato sada sve rešavam odmah ili razvrstam istog dana. Mnogo manje stresa pravi tako jednostavna promena nego bilo koji organizer kupljen impulsivno.
Male stvari prave najveću razliku
Nekada nije potrebno veliko sređivanje kancelarije. Dovoljno je nekoliko sitnih promena.
Na primer:
- označavanje kablova
- odvajanje privatnih i poslovnih stvari
- korišćenje jedne kutije za punjače
- držač za dokumenta koji stoji uspravno
- mala kanta pored stola
Deluje smešno koliko mala kanta može pomoći dok ne shvatite koliko papirića ostaje po stolu kada morate da ustanete svaki put.
Ljudi u proseku provedu značajan deo vremena tražeći zagubljene predmete ili dokumenta u neorganizovanom prostoru.
Još jedna stvar koju ljudi zanemaruju jeste digitalni nered. Desktop pun fajlova izgleda isto kao pretrpana fioka. Samo na ekranu.
Organizacija kancelarije mora biti realna za održavanje
Mnogo organizacionih saveta lepo izgleda na fotografijama, ali ne funkcioniše u stvarnom radu. Posebno ako više ljudi koristi isti prostor.
Zato raspored treba da bude jednostavan.
Ako za vraćanje jedne stvari treba pet koraka, vrlo brzo ćete prestati to da radite. Organizacija kancelarije mora biti praktična i laka za održavanje čak i kada imate naporan dan.
Najbolje funkcionišu sistemi koji ne zahtevaju mnogo razmišljanja:
- jasno obeležene fascikle
- odvojene pregrade
- minimalan broj stvari na stolu
- jedno mesto za sitan materijal
I još nešto. Ne morate svaku policu popuniti do kraja. Ljudi često zatrpaju slobodan prostor čim ga vide. Posle mesec dana opet nema mesta ni za običnu svesku.
Greške koje skoro svi prave pri organizaciji kancelarijskog materijala
Neke greške se ponavljaju u gotovo svakoj kancelariji.
Prva je kupovina organizer dodataka pre sređivanja stvari. Ljudi kupe pet kutija, a unutra i dalje ostanu nepotrebne stvari.
Druga greška je gomilanje rezervi. Nema potrebe da u fioci stoji dvadeset hemijskih olovaka ako koristite dve.
Treća greška je mešanje privatnih i poslovnih stvari. Tada sve kreće da izgleda neuredno mnogo brže nego što mislite.
Kratka napomena: Pre nego što kupite nove police ili organizere, prvo izbacite višak. Tek tada ćete videti šta vam zapravo nedostaje.
Za kraj
Uredna kancelarija ne znači da sve mora izgledati savršeno. Mnogo je važnije da vi brzo pronađete ono što vam treba i da vas radni prostor ne usporava svaki put kada sednete za sto.
Najbolje organizovane kancelarije uglavnom nisu one najskuplje. To su prostori u kojima je neko realno razmislio kako radi tokom dana i tome prilagodio raspored.
Kada jednom podesite sistem koji vam odgovara, održavanje reda postaje mnogo lakše nego što deluje na početku.
