Skriveni troškovi otvaranja kafića o kojima niko ne priča

Pre povratka u Srbiju proveo sam dosta godina u ugostiteljstvu u Bolonji. Radio sam u lokalima različite veličine.

Prošao sam smene za šankom, nabavku, prijem robe i one dane kada pola stvari krene naopako baš u vreme najveće gužve. Kada sam se vratio u Srbiju i otvorio svoju piceriju, mislio sam da dobro znam šta me čeka.

Ispostavilo se da znam posao. Nisam još znao kako izgleda kada svaki račun na kraju meseca nosi moje ime.

Pre otvaranja sam, kao i većina ljudi, imao urednu računicu. Zakup, sređivanje lokala, peć, frižideri, stolovi, stolice, kase, početna nabavka i plate. Sve sam stavio na papir. Problem je bio u onome što na tom papiru nije stajalo.

Upravo takve stavke kasnije odluče koliko će Vam novca ostati kada prođe početno uzbuđenje i lokal počne da živi običan radni dan.

Ključne tačke

• Povoljan zakup može da sakrije veoma skupu adaptaciju.
• Potrošni materijal pravi veliki godišnji trošak.
• Kvar opreme najviše košta kroz izgubljen promet.
• Trošak zaposlenog ne završava se kod ugovorene zarade.
• Bašta, otpad i lokalne obaveze moraju da uđu u računicu.
• Novčana rezerva je važnija od dela dekoracije.

Povoljan lokal lako postane skup lokal

Kada sam tražio prostor za piceriju u Srbiji, uhvatio sam sebe kako radim isto što sam viđao kod ljudi koji su otvarali lokale u Bolonji.

Prvo gledaš gde je lokal. Odmah zatim pitaš za kiriju. Ako oba odgovora zvuče dobro, već u glavi raspoređuješ stolove.

Tek kasnije počneš da primećuješ stvari koje stvarno koštaju.

Stara električna instalacija nije detalj kada treba da priključite ozbiljnu ugostiteljsku opremu. Loš odvod prestane da bude sitnica čim kuhinja počne da radi punim kapacitetom. Ventilacija koja postoji samo na papiru može da zahteva ozbiljan zahvat.

U Srbiji ugostiteljski objekti moraju da ispune propisane tehničke i sanitarno-higijenske uslove. Propisi obuhvataju prostor, vodu, kanalizaciju, električnu energiju i druge uslove koji zavise od vrste objekta.

Zato danas na razgledanje lokala ne bih otišao samo sa vlasnikom nekretnine. Poveo bih majstora kome verujem.

Nekoliko stotina evra uštede na godišnjoj kiriji malo znači ako odmah morate da menjate instalacije ili rešavate ventilaciju.

Kod renoviranja sam naučio još jednu stvar. Redosled radova direktno utiče na račun. Ako danas zatvorite zid, a za deset dana ustanovite da kroz isti deo mora nova cev, plaćate dva puta.

Na Brifu postoji dobar vodič o redosledu radova kod renoviranja. Tema jeste kupatilo. Princip je isti i kod lokala. Sve što prolazi kroz zidove i podove rešava se pre završnih radova.

Kod mene su upravo takve korekcije bile među prvim troškovima koje nisam dovoljno ozbiljno planirao.

Bolonja me je naučila da svaki kvadrat ima još neku cenu

Ne volim poređenja tipa “u Italiji je ovako, a kod nas onako“. Radio sam u Bolonji. Za taj grad mogu da pričam iz ličnog iskustva.

Tamo sam prvi put video koliko obaveza postoji oko prostora koji gost doživljava kao običan restoran ili kafić. Za novi ugostiteljski objekat postoji procedura koja uključuje SCIA prijavu i sanitarnu prijavu.

Posebna priča je bašta.

Ako ugostiteljski objekat u Bolonji koristi javnu površinu za stolove i stolice, vlasnik mora da rešava koncesiju za tu površinu. Grad je menjao i tarife za takve prostore. Lokacija utiče na cenu.

Kada sam se vratio u Srbiju, sistem je bio drugačiji. Lekcija mi je ipak ostala ista.

Bašta nema samo cenu stolova.

Ima cenu prostora. Ima uslove koje treba proveriti kod lokalne samouprave. Ima održavanje. Ima dodatno osoblje kada se kapacitet lokala poveća. Ima još čaša, još posuđa i još potrošnog materijala.

Slično važi za otpad. U Bolonji sam se susreo sa TARI obavezom. Kod nas postoje drugačiji lokalni sistemi i računi. Poenta za vlasnika je vrlo praktična.

Otpad iz ugostiteljstva nije tema o kojoj razmišljate samo kada iznesete kese iza lokala.

Što je posao veći, više novca odlazi na stvari koje gost nikada neće primetiti.

Prvi budžet obično pamti peć, a zaboravi 50 malih stvari

Kada neko otvara kafić, lako će se setiti aparata za espresso. Setiće se ledomata. Setiće se frižidera i stolova.

Mnogo ređe će napraviti ozbiljnu godišnju računicu za salvete, šećer, sredstva za higijenu, kese za smeće, papirne čaše, poklopce, slamčice, kašičice i ostalu sitnu robu.

Pojedinačno ništa od toga ne deluje strašno. Problem se vidi kada pomnožite dnevnu potrošnju sa trideset dana. Još jasnije se vidi kada pogledate celu godinu.

Kod mene je slična situacija postojala sa ambalažom za dostavu. Jedna kutija za picu nije veliki trošak. Hiljade kutija jesu.

Vremenom sam prestao da gledam samo cenu jednog pakovanja. Počeo sam da računam mesečnu potrošnju po grupama proizvoda. Tada sam prvi put imao jasnu sliku koliko me stvarno košta svaki deo usluge.

Pomoglo mi je i kada sam smanjio broj mesta na kojima kupujem robu.

Ako mogu da spojim veći deo ugostiteljskog potrošnog programa kod jednog dobavljača, štedim vreme i lakše kontrolišem zalihe.

Zbog toga mi ponuda kao što je Horeca AS ima smisla. Na jednom mestu imaju šećer, salvete, kafu, čajeve, sirupe, voćne piree, hemiju i drugu robu koja se stalno troši u lokalu.

Tek kada pratite potrošnju nekoliko meseci, vidite koliko takve „male“ stavke utiču na cenu svakog posluženog gosta.

Kvar od 200 evra ponekad Vas košta 1.000

Jednu naviku iz Bolonje trebalo je da prenesem odmah.

U lokalu u kojem sam radio postojao je prilično strog raspored servisa. Meni je tada, iz pozicije zaposlenog, deo toga delovao preterano. Mašina radi. Frižider hladi. Peć radi bez problema. Zašto dirati nešto što nije pokvareno?

Kada imate svoj lokal, odgovor stigne veoma brzo.

Zamislite petak uveče. Imate rezervacije. Dostava radi. Stolovi su puni. Tada stane deo opreme koji Vam je potreban za najveći deo prodaje.

Majstor možda traži 150 ili 200 evra. Taj račun zaboli. Ipak, mnogo više boli promet koji izgubite dok čekate popravku.

Još je gore ako kvar povuče robu sa sobom. Problem sa rashladom može da znači da deo namirnica više ne možete da koristite.

Od tada servis ne računam kao vanredni trošak. U mojoj glavi pripada redovnom poslovanju.

Ako uređaj mora da radi svakog dana da bih mogao da prodajem, onda i njegovo održavanje mora da ima svoje mesto u budžetu.

Trošak radnika nije samo plata

Ugostiteljstvo u Bolonji me je naučilo koliko dobar čovek u smeni može da vredi. Picerija u Srbiji me je naučila koliko loš raspored može da košta.

Kada pravite prvi poslovni plan, lako je izračunati broj zaposlenih i njihove zarade. Mnogo je teže predvideti kako posao izgleda u ponedeljak popodne i kako izgleda u subotu uveče.

Ako imate premalo ljudi kada je gužva, usluga pada. Gosti čekaju. Zaposleni prave više grešaka. Ako imate previše ljudi kada je lokal prazan, sat rada postaje čist trošak.

Tu nema jednog rasporeda koji rešava svaki mesec.

Morao sam da naučim ritam sopstvenog lokala. Gledao sam promet po danima. Pratio sam sate najveće gužve. Menjao sam smene prema realnom poslu.

Tu se otvori i šira računica zaposlenog. Postoje odsustva. Postoji uhodavanje novih ljudi. Postoji odeća za rad. Postoje obroci i druge stavke koje zavise od organizacije lokala.

Vlasniku mnogo pomaže kada sve te rashode prestane da drži u glavi. Brif ima koristan tekst o tome kako mali biznis može bolje da kontroliše troškove.

Dobar deo saveta svodi se na ono što sam i sam kasnije primenio. Trošak prvo mora da se vidi jasno. Tek tada možete da odlučite šta treba menjati.

Dostava može da poveća promet i smanji zaradu

Kod picerije je dostava praktično zaseban posao unutar posla.

Na ekranu izgleda odlično kada broj porudžbina raste. Problem nastaje ako gledate samo promet.

Svaka porudžbina ima ambalažu. Ima vreme potrebno za pripremu. Može da ima proviziju posrednika.

Može da donese reklamaciju. Loše pakovanje može da pokvari hranu koja je iz kuhinje izašla savršeno.

Kod kafića je isti princip prisutan kod kafe i drugih proizvoda za poneti.

Zbog toga danas ne bih pitao samo koliko neka nova usluga povećava prodaju. Pitao bih koliko mi ostaje kada platim sve što je potrebno da ta prodaja postoji.

Promet dobro izgleda na kraju dana.

Marža plaća račune.

Meni, fotografije i promocija takođe imaju svoj budžet

Još jednu stvar ljudi često ostave za kraj. Lokal je skoro gotov. Oprema je stigla. Zaposleni su tu. Tada se neko seti da treba napraviti meni, fotografisati ponudu, srediti Google profil i pokazati ljudima da lokal postoji.

Tu obično počne improvizacija.

Kod mene je bilo jasno koliko izgled hrane utiče na prvu odluku gosta. Možete imati odličnu picu. Ako fotografija izgleda loše, čovek koji Vas prvi put vidi preko telefona to ne zna.

Isto važi za meni. Loše pripremljen meni može brzo da traži novu štampu. Promenite cenu, pronađete grešku ili shvatite da raspored proizvoda nema smisla. Novi tiraž odmah postaje novi račun.

Ako sami šaljete materijal u štampariju, koristan je Brifov vodič o tome kako pripremiti fajl za štampu.

Loša priprema lako napravi razliku između onoga što vidite na ekranu i onoga što dobijete na papiru.

Slična stvar važi za prisustvo lokala na internetu. Ljudi proveravaju radno vreme, lokaciju i fotografije. Traže meni. Čitaju iskustva drugih gostiju.

Brifov tekst o tome kako unaprediti vidljivost sajta na internetu pokriva deo posla koji novi vlasnik lako potisne iza kuhinje, enterijera i nabavke.

Za mene promocija više nije stavka koju dodajem ako ostane novca. Računam je unapred.

Administracija je najmanji trošak sve dok nešto ne uradite pogrešno

Sama registracija preduzetnika u Srbiji ne predstavlja veliki deo budžeta za jedan ugostiteljski objekat. APR trenutno navodi naknadu od 2.500 dinara za registraciju osnivanja preduzetnika.

Zbog tako malog iznosa ljudi ponekad steknu pogrešan utisak da je administrativni deo otvaranja posla jednostavan i jeftin.

Registracija je samo jedna stavka.

Treba proveriti uslove koje lokal mora da ispunjava. Treba rešiti poreske i fiskalne obaveze. Treba proveriti lokalne uslove za baštu ako je planirate.

Ako lokal zahteva adaptaciju, dodatni zahtevi mogu da se pojave pre prvog posluženog gosta.

Tu sam zadržao jednu naviku iz Bolonje. Pre nego što potrošim novac na nešto što zavisi od dozvole ili tehničkog uslova, prvo proverim šta je moguće.

Mnogo je lakše promeniti plan na papiru nego popravljati već plaćen rad.

Najskuplja greška bila mi je premala rezerva

Da danas ponovo otvaram piceriju, najveća promena u mom budžetu ne bi bila skuplja peć. Ne bih uzeo ni bolje stolice.

Ostavio bih više novca sa strane.

Prvi meseci poslovanja retko prate Excel tabelu koju napravite pre otvaranja.

Jedne nedelje lokal radi odlično. Sledeće nedelje promet padne. Onda se pokvari uređaj. Stigne veća nabavka. Neko od zaposlenih ode. Morate hitno da pronađete zamenu.

Novac tada daje vreme da donesete normalnu odluku.

Bez rezerve svaka sitnica postane hitan problem. Počnete da odlažete servis. Kupujete manje zalihe. Birate jeftinije rešenje samo zato što račun mora da se plati danas.

Ja bih danas radije imao nešto jednostavniji enterijer i nekoliko dodatnih meseci sigurnosti na računu.

Gost verovatno neće primetiti da ste za jednu policu platili 300 evra manje.

Vi ćete vrlo dobro primetiti tih 300 evra kada stigne neočekivan račun.

Koliko zapravo treba računati pre otvaranja kafića

Ne postoji jedna cifra koja važi za svaki lokal. Razlika između malog kafića i ozbiljnog restorana je ogromna. Razliku pravi grad. Još veću razliku pravi konkretna lokacija.

Ipak, spisak troškova može da bude mnogo realniji nego što je bio moj prvi.

Šta bih danas prvo proverio pre potpisa za lokal

Godine provedene u Bolonji dale su mi dobru osnovu za ugostiteljstvo. Tek sopstveni lokal u Srbiji pokazao mi je koliko se posao promeni kada više ne završavate smenu predajom ključeva nekom drugom.

Ako bih danas ponovo birao prostor, prvo bih proverio instalacije i realne mogućnosti lokala. Posle toga bih napravio mesečnu računicu potrošnog materijala. Zatim bih proverio cenu održavanja ključne opreme i napravio realan plan zaposlenih.

Tek na kraju bih odlučivao koliko novca mogu da dam na izgled prostora.

Lep lokal privuče pažnju. Dobar proizvod vrati gosta. Ipak, posao opstaje samo ako iza svega postoji računica koja može da izdrži loš mesec, kvar i nekoliko računa koje niste očekivali.

Upravo su ti računi pravi skriveni troškovi otvaranja kafića.

O njima se najmanje priča pre otvaranja.

Posle otvaranja ih vrlo brzo upoznate.